График отпусков сроки составления на год. Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец. Образец приказа о составлении

На 2017 год график отпусков устанавливает очередность, в которой сотрудники предприятия имеют право на отдых. Об этом говорится в первой части 123 статьи ТК России. Данный документ, как отмечается во второй части 123 статьи ТК РФ, является обязательным как для всех работников, так и для руководителя предприятия.

В случае отсутствия графика на 2017 год или если этот график сформирован с нарушениями, виновные в этом в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства России о труде и об охране труда. На виновных лиц могут быть наложены следующие наказания:

Предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей - на должностных лиц;

Штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей - на юридических лиц.

2017: оформление и утверждение графика отпусков

С целью формирования графика отпусков на 2017 год существует возможность:

Использовать унифицированную форму под номером Т-7. Последняя утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации под номером 1 от 5.02.2004 года;

Учитывая положения 9 статьи Федерального закона под номером 402-ФЗ от 6.12.2011 года с именем «О бухгалтерском учете» и информации Минфина РФ под номером ПО-10/2012.

Данный график отпусков должен подписать начальник кадровой службы, а утвердить - руководитель предприятия.

При наличии в организации профессионального союза при формировании графика необходимо учитывать и его мнение. О вышесказанном говорит закон, а именно - первая часть 123 статьи ТК России.

Важно данный график отпусков на 2017 год утвердить не позднее 16.12.2016 года. Эта информация указана в первой части 123 статьи ТК России. Именно к этому указанному дню график должен быть сформирован.

От чего именно зависит содержание графика отпусков на 2017 год

В случае формирования графика существует необходимость в учете специфики работы предприятия и всех пожеланий работников, а также особенности трудовых договоров определенных категорий сотрудников:

Право на отпуск могут иметь работники, которые на предприятии уже проработали более 6 месяцев. Этот факт указан во второй части 122 статьи ТК России. Категории сотрудников, которые имеют право взять отпуск раньше срока мы перечислим ниже;

Какие же работники имеют право уйти в отпуск, если они в компании проработали меньше шести месяцев. Перечень этих работников приводим далее:

Согласно третьей части 122 и 267 статей ТК, сотрудники до 18 лет имеют право уйти в отпуск в удобное для них время;

Беременные женщины, а также те, которые находятся в отпуске по беременности и родам имеют право уйти в отпуск перед самым отпуском по беременности и родам или после него. Это ясно сказано в третьей части 122 и 260 статьи ТК России;

Сотрудники, которые усыновили ребенка или детей в возрасте до 3 месяцев имеют право уйти в отпуск в период с момента усыновления в достижении ребенком 3 месяцев. Законодательный акт, подтверждающий это - третья часть 122 статьи ТК России;

Сотрудники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам имеют право на отпуск в период отпуска по беременности и родам (четвертая часть 123 статьи ТК России);

Сотрудники, с которыми заключен договор по совместительству, имеют право на отпуск одновременно с отпуском, который предоставлен по основному месту работы (первая часть 286 статьи ТК России).

Сотрудник вправе получить право на долгосрочное получение отпуска. Если сотрудник имеет льготную категорию, то его отпуск должен быть запланирован в графике отпусков в период до завершения времени трудового договора.

Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть указано, что отпуск может предоставляться сотруднику до завершения 6 месяцев непрерывной работы. В данной ситуации отпуск работнику нужно указать в график отпусков. При отсутствии подобной договоренности нет никакого смысла вносить данного сотрудника в график отпусков, потому что он еще не имеет права на отпуск.

Если договор между сторонами начинается и заканчивается в данном году, то руководителю предприятия нужно планировать отпуск сотрудника на следующий год, поскольку трудовые отношения заканчиваются в его наступлении.

В случае увольнения руководитель организации обязан выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы. Об этом говорится в первой части 127 статьи ТК России.

Планирование количества дней отпуска в графике на 2017 год

Ежегодный отпуск, предоставляемый работнику, длится двадцать восемь календарных дней. Об этом говорится в 115 статье ТК России.

Удлиненные вышеупомянутые отпуска могут иметь следующие работники:

Согласно 267 статье ТК России, сотрудникам в возрасте до 18 лет разрешается отпуск в 31 календарный день;

Независимо от группы инвалидов работают инвалиды - не менее тридцати календарных дней. На этом отмечено в 23 статье Федерального закона под номером 181-ФЗ от 24.11.1995 года;

Педагогические сотрудники - от сорока двух до пятидесяти шести календарных дней. Об этом говорится в 334 статье ТК России, постановлении Правительства России под номером 466 от 14.05.2015 года;

Государственные служащие имеют отпуск тридцать или тридцать пять календарных дней в зависимости от того, какую должность они занимают. Об этом говорится в 46 статье Федерального закона под номером 79-ФЗ от 27 июля 2004 года.

В случае формирования графика отпусков в него необходимо заложить удлиненную продолжительность основного оплачиваемого отпуска таких сотрудников.

За вредные условия труда, ненормированный рабочий день, особый характер работы на Крайнем Севере, а также приравненных к нему регионах работнику также добавляется дополнительный оплачиваемый отпуск. Вышесказанное указано 116-119 статьях ТК России.

При исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска по количеству дней добавляются к ежегодному основному оплачиваемому отпуску. Об этом говориться во второй части 120 статьи ТК России. Аналогично необходимо сделать и в случае формирования графика отпусков - добавить продолжительность дополнительного и основного отпуска.

Нужно ли на 2017 год в график отпусков закладывать...

Учебный отпуск

График отпусков формируется и утверждается для ежегодных дополнительных и основных отпусков. А учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к вышеназванным отпускам не имеет.

Если же сотрудник предприятия может, например, работать и сдавать экзамены, то учебный отпуск оформлять нет необходимости и этого делать не нужно.

При отсутствии же такой возможности, сотрудник предприятия должен предоставить руководителю предприятия справку-вызов, а также заявление о предоставлении ему необходимого отпуска.

Также следует отметить, что учебные отпуска в график отпусков не вносят.

Накопленный, но при этом неиспользованный отпуск

К наступлению нового календарного года сотрудник имеет возможность накопить отпускной стаж, дающий ему право использовать большее количество дней отпуска, больше, чем предоставляется в определенный календарный год. Поэтому надо ли это учитывать при формировании календаря отпусков?

Руководитель предприятия подобные отпуска может включить на очередной календарный год или предоставить их сотруднику в результате договоренности с ним. Об этом говорит письмо Роструда под номером 473-6-0 от 1.03.2007 года.

Включение неиспользованного отпуска в график предприятию дает возможность в большей степени рационально использовать свой фонд рабочего времени, а также действовать в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации:

В течение 2 лет подряд запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск. Этот факт указан в четвертой части 124 статьи ТК Российской Федерации;

Согласно третьей части 124 статьи ТК России, неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего времени, на который предоставляется данный отпуск.

Обычно работники предприятий накопленные отпуска используют не сразу, а постепенно.

Прежде всего в определенном текущем периоде работник предприятия должен пользоваться отпуском за текущий год. На этом отмечено в первой части 122 статьи ТК России. Также нужно сказать, что для неиспользованных отпусков прошлого периода может быть любая очередность.

Если не использованы отпуски не будут включены в график отпусков, то сотрудник также имеет право использовать их так, как он хочет. Получив согласие руководителя предприятия, работник может взять отпуск за прошлый год в любое время нынешнего календарного года.

Изменение графика отпусков на 2017 год

В случае существующей потребности, график отпусков существует возможность изменить.

Перенос по написанному работником заявлению. В первой части 124 статьи ТК России сказано, что сотрудник по личным обстоятельствам имеет право перенести отпуск. В этом случае корректирующие данные необходимо внести в восьмую и девятую графы графика отпусков, который сформирован по форме под номером Т-7.

Сотрудника предприятия отозвали из отпуска. Как говорится во второй части 125 статьи сотрудник предприятия, будучи в отпуске, может быть отозван из него.

Форма под номером Т-7 не имеет специальной графы для внесения данных, касающихся отзыва. В данном случае существует возможность использовать 10 графу под названием «Примечание». Именно в этой графе нужно отметить, что сотрудник из ежегодного отпуска был отозван, а также после этого поставить дату отзыва. В восьмой графе необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска, а в девятой графе - дату начала использования остальных дней данного отпуска.

Существует ли необходимость из-за новых сотрудников менять график отпусков?

В случае приема новых сотрудников на работу нет необходимости в изменении графика отпусков.

Однако иногда бывает удобно составить план отпусков сотрудников, которые недавно прибыли на предприятие. Порядок внесения подобных изменений в график отпусков не установлено.

Сейчас на практике существует возможность встретить 2 варианта действий.

Рассмотрим первый вариант. Дополнительно к действующему графику отпусков создают приложение – подобное письмо по унифицированной форме под номером Т-7, которое содержит записи отпусков новых сотрудников. Данный график должен утвердить руководитель предприятия, а перед этим обязательно согласовать его с профсоюзом. Конечно, если этот профсоюз существует в организации. О вышесказанном говорится в первом пункте 123 статьи и 272 статьи ТК России.

Теперь рассмотрим второй вариант. Согласно первой части 123 статьи ТК России в действующий график отпусков, который утвержден к приему на работу нового сотрудника, не вносят никаких дополнений или изменений. Если сотрудник компании захочет уйти в отпуск, который не включен в график, то он руководителю предприятия должен подать заявление, написанное в произвольной форме. После своего согласия, если такое будет, руководитель компании должен выдать и приказ о предоставлении отпуска. Данные об отпуске вносятся в личную карточку сотрудника.

Ознакомление персонала с графиком отпусков

Как отмечается в третьей части 123 статьи ТК России, руководитель предприятия должен предупредить работника о дате начала отпуска не позднее, чем за 2 недели.

Об обязанности ознакомить работника с графиком отпусков трудовое законодательство ничего не говорит. Данное решение должно быть принято только внутри предприятия.

Графиком отпусков называется локальный нормативный акт, который является обязательным для принятия и выполнения руководителем предприятия и сотрудниками. Это значит, что ни руководитель организации, ни сотрудник не имеют никакого права в одностороннем порядке изменять установленное графиком время ухода в отпуск. Руководитель должен ознакомить всех сотрудников под роспись с принятым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.

Существует возможность использовать 1 из 2 вариантов ознакомления сотрудников с графиком отпусков.

Первый вариант заключается в том, что сразу же после утверждения графика работодателем пускать по каждому из отделов ознакомительные письма. В них каждый из работников отмечает даты ознакомления с представленным графиком и ставит свою подпись.

Второй вариант ознакомления сотрудников заключается в том, что в случае внесения изменений в утвержденный график, работник предприятия подписывается напротив даты предполагаемого отпуска в десятой графе под названием «Примечание».

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. - последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.

Что он содержит

Назначение его - отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков - процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов - от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа - о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

Главные принципы работы

Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант - относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их - уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска - основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска - 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников - от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.

О льготных категориях

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени - статья 286 TK).

3. мужа и жены в данном случае обязаны совпадать - статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком - статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам - статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях

Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

Другой нюанс - подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона - работник - законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска - дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция "разрешить" с датой и подписью.

2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить - "ознакомлен и согласен" - точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка - "ознакомлен и согласен" - и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по "кускам". Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР - организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут "сгореть"? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.

Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой "просроченный" отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей "задолженности" по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. "Сгореть" отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

Написано пером...

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление - в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 "О бухгалтерском учете". Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним - в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например - причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа - год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).

Зарабатывает ли мамочка отпуск, находясь в отпуске?

У нас в компании много сотрудниц, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком. Как правило, они сидят дома, пока ребенку не исполнится 3 года, то есть, не планируют в это время использовать ежегодный отпуск. И поэтому мы их в график отпусков не включаем.

Но в этом году идиллия нарушилась — одна из работниц, не прерывая декретный отпуск, приступила к работе в режиме неполного рабочего дня. Трудовой кодекс РФ, как вы знаете, разрешает мамочкам работать, не выходя из отпуска по уходу за ребенком, и получать одновременно и зарплату, и пособие на ребенка.

Часть 3 статьи 93 ТК РФ устанавливает, что нельзя ограничивать трудовые права работников, которые работают в режиме неполного рабочего времени. Это значит, что и продолжительность ежегодного отпуска, и стаж у такого работника сохраняется, при этом отпуск у них накапливается в общем порядке.
Поэтому наша мамочка вполне может захотеть уйти в ежегодный (очередной) отпуск, и в этом случае её отпуск нужно запланировать в графике.

Как уйти в отпуск, будучи в другом отпуске?

Верховный Суд РФ (постановление №1 от 28.01.2014 г.) разъяснил, что работник не может одновременно находиться в двух отпусках. Если женщина хочет воспользоваться правом на ежегодный отпуск, то должна сначала прервать отпуск по уходу за ребенком. Но в этом случае, получив отпускные, она потеряет право на пособие по уходу за ребенком. После ежегодного отпуска работница может снова уйти в отпуск по уходу за ребенком, и тогда вновь будет получать и пособие, и зарплату.

Получается, женщине не всегда выгодно брать ежегодный отпуск, если она находится в отпуске по уходу за ребенком. Если зарплата большая, а ребенку уже исполнилось 1,5 года, то имеет смысл заморочиться с оформлением ежегодного отпуска. Если же на пособии вы теряете больше, чем ваши отпускные, то лучше очередной отпуск не брать. При этом ежегодный отпуск будет накапливаться, и им можно будет воспользоваться в будущем. Или получить за него компенсацию при увольнении)))

А если летом захочется отдохнуть? Неужели нельзя прекратить работу? Можно, конечно. Для этого достаточно написать заявление о прекращении работы в период отпуска по уходу за ребенком. И отдыхать столько дней (или месяцев), сколько нужно. И дату прекращения работы женщина вправе определить сама, когда ей будет удобно.

Можно ли в графике делить отпуск на части?

В нашей организации практически все сотрудники планируют свой отпуск по 14 календарных дней. Так удобнее и работникам (можно гарантированно полмесяца отдохнуть именно летом), и работодателю (все идут строго по графику, ни одно место не пустует больше двух недель).

Статья 125 ТК РФ допускает такое разделение по соглашению сторон , при этом соблюдается и правило о продолжительности, ведь обе части отпуска получаются равными 14 календарным дням (а по закону достаточно, чтобы хотя бы одна часть была не меньше 14 дней).

Но у многих работодателей возникает вопрос: соглашение сторон по этому вопросу должно быть устным или письменным?

Думаю, что достаточно устно выраженной воли, потому что в ТК РФ нет нормы, предписывающей письменно оформлять соглашение о разделении отпуска на части.

Но при этом учитывайте, что в случае возникновения спора именно работодателю придется доказывать, что разделение на части было законным, «по согласию». А как это доказать, если нет никакого документа, фиксирующего волю работника?

Поэтому, если есть даже небольшой риск возникновения конфликта, то лучше взять с работника заявление с просьбой разделить его отпуск на части. А руководитель компании поставит на этом заявлении положительную резолюцию. Вот и будет вам доказательство доброй воли обеих сторон. При этом статья 125 ТК РФ предусматривает, что стороны должны прийти к согласию только по поводу факта разделения отпуска, а вот конкретные даты начала каждой части отпуска будут установлены в графике.

Статья была полезной? Ставьте лайк, и мы будем знать, что помогли вам)))

За две недели до начала нового года нужно успеть составить и утвердить график отпусков на следующий год (2017). Как правильно заполнить и какие данные внести в график.

Подготовить график отпусков на 2017 год нужно не позднее 16 декабря 2016 года (ст. 123 ТК РФ).

Почему надо составить график отпусков на 2017 год

Согласно трудовому кодексу, каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Чтобы реализовать это право, а также обеспечить непрерывность трудового процесса, каждый работодатель до начала очередного календарного года должен составлять график отпусков (п. 1, 2 ст. 123 ТК РФ). ТК РФ гарантирует отдельным категориям работников предоставления отпуска в удобное для них время по желанию.

С 2017 года произойдут значительные изменения в работе бухгалтера: платить взносы надо будет в ИНФС по новым КБК, станет больше отчетности, поменяются сроки ее сдачи и др.

Как составить график

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма № Т-7. Вы можете с ее помощью составить умный график отпусков на 2017 год.

Однако применять унифицированный бланк не обязательно. Форму графика отпусков можно разработать самостоятельно. Ее нужно утвердить распоряжением директора.

График отпусков (образец заполнения 2017) представлен ниже.

График отпусков: образец заполнения на 2017 год

Составляя график отпусков на 2017 год, соблюдайте 7 простых правил.

1. Конкретные даты отпуска фиксировать в графике не обязательно, достаточно отразить предполагаемые. Если впоследствии работник уйдет в отпуск в другое время, в специальной графе отразите фактическое время отдыха.
2. Прислушивайтесь к мнению персонала. Помните, что некоторые работники могут взять отпуск в удобное для них время. К ним относятся, например, несовершеннолетние и родители ребенка-инвалида.
3. Совместителям предоставьте отдых в период отпуска по основному месту работы.
4. Отдельным работникам предоставьте удлиненные отпуска (см. таблицу).
5. Неотгуленные дни отпуска за прошлые периоды включать в график отпусков не обязательно. Эти дни отдыха можно предоставить работнику в любое время с согласия руководителя.
6. Если вы используете собственную форму графика, включите в нее специальную графу, в которой при необходимости вы сможете указать информацию об отзыве работника из отпуска.
7. С готовым графиком отпусков ознакомьте каждого работника под роспись.

Перечень работников, которым предоставляются удлиненные отпуска

Как внести вновь принятых работников в график

Информации о новых сотрудниках, поступивших на работу в текущем году, в графике отпусков нет. Что делать? Вы можете поступить одним из следующих способов.

Первый способ позволяет не менять график отпусков, образец заполнения 2017 которого приведен выше. Новый работник оговаривает время отпуска с непосредственным начальством. Перед отпуском он пишет заявление, а директор издает распоряжение о его предоставлении.

Второй способ дополняет график отпусков. Время ухода в отпуск нового сотрудника оформляется отдельной таблицей, которая становится приложением к основному графику отпусков.

Как утвердить график отпусков на 2017 год

График составляйте один раз в год на календарный год. Издать приказ об утверждении графика отпусков на 2017 год (образец ниже) нужно не позднее 16 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ).

Приказ об утверждении графика отпусков на 2017 год: образец

Что грозит компании за отсутствие графика

От ежегодного утверждения графика отпусков не освобождена ни одна компания. Поэтому составить и утвердить график отпусков на 2017 год надо обязательно. Иначе при проверке трудовые инспекторы могут выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Его размер для руководителя от 1000 до 5000 руб., для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Таблица изменений в работе бухгалтера в 2017 году

Раздел 1. Страховые взносы

Раздел 2. НДФЛ

Раздел 3. Пособия и МРОТ

Раздел 4. Кадровый учет

Раздел 5. Отчетность

Раздел 6. КБК и платежки

Раздел 7. Проверки и штрафы

По материалам: zarplata-online.ru

Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте, как составить безопасный график отпусков - 2020. Эксперты составили полное руководство к действию.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2020 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2020 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2020 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2019 году это вторник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2020 год заранее. Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

Как избавиться от долгов по отпускам за 2019 год

Кадровику нужно посчитать дни отпуска, которые сотрудники накопили за прошлые периоды работы в компании. Правильное количество дней, которые работник вправе использовать в 2020 году, нужно указать в графике отпусков, или составить отдельный график погашения задолженностей по отпускам.

График погашения задолженностей по отпускам

Есть несколько способов погасить долги по отпускам, если сотрудник не против получить за них денежную компенсацию, а вы не хотите тянуть такие долги на следующий год. У каждого из них свои плюсы и минусы.

Шпаргалка. Как избавиться от накопившихся задолженностей по отпускам

Порядок составления на 2020 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2020 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн). Сделать это быстро и без ошибок поможет умная таблица Excel от экспертов журнала Кадровое дело . Она поможет разобраться с датами окончания отпусков с учетом праздников, предупредит, у кого в ближайшее время начнется отпуск и сформирует унифицированную форму графика.

Умный график отпусков: обновленная версия на 2020 год

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Чтобы сотрудники меньше конфликтовали из-за отпусков, соберите у них заявления с пожеланиями, когда и на сколько они планируют уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Составьте проект графика отпусков - 2020. Так спасете свои нервы и сэкономите время - не придется объяснять забывчивому работнику, почему его отпуск в графике поставили на ноябрь, хотя он хотел отдыхать летом.

Шпаргалка. Как составить проект графика отпусков

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2020 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Прежде чем отдавать график отпусков на 2020 год руководителю на подпись, проверьте, нет ли этих ошибок в вашем документе.

Типичные ошибки в графике отпусков

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Размер штрафов:

• Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) - предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
• Для ИП - штраф 1000-5000 руб.
• Для организаций - от 30 000 до 50 000 руб.
• Такой же штрафы грозит тем, кто не утвердил документ вовсе.

Где скачать образец графика на 2020 год

Пример заполнения графика отпусков на 2020 год

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.